Забронировать переговорную в Аппарате Губернатора раньше занимало около недели. Процесс включал несколько этапов. Сотрудник звонил ответственному за переговорные, уточнял свободное время, после чего в журнале предварительно закреплялось место для мероприятия. Затем готовилась служебная записка на имя управляющего делами с приложением программы мероприятия. Письмо с предварительно забронированными датами проходило согласование у непосредственного руководителя структурного подразделения, подписывалось руководителем исполнительного органа и регистрировалось делопроизводителем.

Далее документ поступал в управление делами и проходил всю цепочку согласований. Только после этого ответственный сотрудник приступал к подготовке аудитории. Нередко на любом из этапов приходило уведомление о занятости помещения — и всю процедуру приходилось начинать заново.

Сейчас эта задача решается за несколько минут. Переговорную можно забронировать буквально за пару кликов через корпоративный портал «Личный кабинет сотрудника».  

С 2023 года Аппарат Губернатора ЯНАО последовательно переводит бумажные процессы в цифровой формат. Сегодня на платформе функционирует 26 сервисов от бронирования переговорных и заказа справок до подачи антикоррупционных сведений.

В кейсе рассказываем как это трансформировало работу более 2 тысяч сотрудников, какого объема экономии удалось достичь и почему руководство само выступило с инициативой масштабировать решение. 

Аппарат Губернатора ЯНАО объединяет 31 исполнительный орган власти. Это 2481 сотрудник, распределенный по различным структурам и направлениям. Специфика госсектора заключается в высокой иерархичности, множестве согласований и строгих требованиях к документообороту и информационной безопасности.

До внедрения цифровых сервисов каждый орган вел свои процессы по-своему. Информация оставалась разрозненной, согласования проходили через служебные письма и личные встречи, а адаптация новых сотрудников занимала месяцы. В такой среде любое изменение становилось серьезным вызовом.

С какой проблемой столкнулся Аппарат Губернатора

Главной сложностью была бюрократическая нагрузка, которая отнимала время у сотрудников и замедляла работу. На согласование и оформление документов уходили часы, а нередко и целые дни.

Аппарат Губернатора внедрил корпоративный портал «Личный кабинет сотрудника» на базе HRBOX. Вместо того чтобы автоматизировать все процессы одновременно   команда запускала сервисы поэтапно: сначала пилотный проект  на 400 сотрудниках, а затем масштабирование. 

Начали с самого массового направления  — управления делами. Раньше, чтобы забронировать зал или заменить периферийные устройства, сотрудники писали письма на имя управляющего делами, и согласование занимало несколько дней. После запуска цифровой заявки сроки сократились с недели до нескольких минут.

Сегодня на платформе работает 26 сервисов. При этом инициативы все чаще исходят от самих исполнительных органов — они запрашивают автоматизацию новых процессов.

Под капотом всех сервисов — конструктор процессов, который позволяет настраивать маршруты согласования без привлечения программистов. Это и есть главный инструмент, благодаря которому 26 сервисов появились и продолжают добавляться.

Администратор создает процесс в визуальном интерфейсе: дает название, описывает этапы (сбор информации, согласование, исполнение), назначает ответственных и наблюдателей, устанавливает дедлайны. Если нужно — добавляет категории для разных сценариев. Например, заявка на отпуск может быть плановой или внеплановой — для каждого варианта свои исполнители и сроки.

Заявка подается из каталога услуг, а дальше система ведет ее по маршруту: уведомляет ответственных, напоминает о дедлайнах, показывает статус инициатору. Ответственный видит все заявки, требующие его участия, может согласовать или отклонить с комментарием.

Интеграция с 1С автоматически подтягивает данные о сотрудниках, отпусках и подразделениях, а отчеты по выполнению процессов формируются в разных разрезах — можно детализировать по подразделениям, периодам и статусам.

Все это работает без участия IT-отдела: процессы меняются, настройки адаптируются и перестраиваются ответственным лицом в конструкторе на платформе.

При масштабе в 2148 пользователей и 31 орган власти платформа не требует раздутого штата. Техническая поддержка — несколько человек, за контент и опросы отвечает один сотрудник. Права разграничены: бронированием занимается управление делами, кадровыми справками — централизованная кадровая служба, антикоррупцией — профильное управление, идеями — проектный офис. Основной функционал работает автоматически, а заявки распределяются между ответственными подразделениями. Это позволяет управлять масштабной системой без лишних затрат.

Опыт ЯНАО показывает: цифровизация бюрократических процессов в госсекторе — это не про сложные IT-решения и раздутые штаты. Это про правильный выбор платформы, поэтапное внедрение и готовность руководства менять привычки.

То, что начиналось как пилот на 400 человек, превратилось в решение для тысяч сотрудников по всему региону. В конце 2025 года округ расширился до 5000 лицензий — сейчас к «Личному кабинету сотрудника» подключают муниципалитеты.

Хотите так же? Оставьте заявку на демонстрацию HRBOX. Покажем, как сервисы могут работать в вашей компании.