Аппарат Губернатора ЯНАО перевел ключевые административные процессы в цифровой формат на базе HRBOX. Сегодня на портале «Личный кабинет сотрудника» работает 26 сервисов для более чем 2000 сотрудников из 31 исполнительного органа. Годовая экономия — 104 млн рублей.

В материале рассказываем, как бронирование переговорной с недели сократилось до нескольких минут и как работает конструктор процессов на платформе.

Аппарат Губернатора ЯНАО объединяет 31 исполнительный орган власти. Это 2442 сотрудника, распределенный по различным структурам и направлениям. Специфика госсектора заключается в высокой иерархичности, множестве согласований и строгих требованиях к документообороту и информационной безопасности.

До внедрения цифровых сервисов каждый из 31 исполнительного органа вел процессы по-своему. Информация была разрозненной, согласования проходили через служебные письма и личные встречи, а адаптация новых сотрудников занимала месяцы. В такой среде любое изменение становилось серьезным вызовом.

До внедрения цифровых сервисов типовой процесс выглядел так. Чтобы забронировать переговорную сотрудник звонил ответственному за переговорные, уточнял свободное время, после чего в журнале предварительно закреплялось место для мероприятия. Затем готовилась служебная записка на имя управляющего делами с приложением программы мероприятия. 
Документ с предварительно забронированными датами согласовывался с руководителем подразделения, подписывался руководителем исполнительного органа, регистрировался делопроизводителем и проходил цепочку согласований в управлении делами.

Только после этого ответственный сотрудник приступал к подготовке аудитории. Нередко на любом из этапов приходило уведомление о занятости помещения — и всю процедуру приходилось начинать заново. В итоге бронирование занимало до недели.
Это не частый случай, а типичная ситуация для организаций с распределенной структурой и строгими требованиями к документообороту.

Сейчас эта задача решается за несколько минут. Переговорную можно забронировать буквально за пару кликов через корпоративный портал «Личный кабинет сотрудника».  

С 2023 года Аппарат Губернатора ЯНАО последовательно переводит бумажные процессы в цифровой формат. Сегодня на платформе функционирует 26 сервисов от бронирования переговорных и заказа справок до подачи антикоррупционных сведений.

В кейсе рассказываем как это трансформировало работу более 2 тысяч сотрудников, какого объема экономии удалось достичь и почему руководство само выступило с инициативой масштабировать решение.

С 2023 года Аппарат Губернатора ЯНАО последовательно переводит бумажные процессы в цифровой формат. Аппарат Губернатора внедрил корпоративный портал «Личный кабинет сотрудника» на базе HRBOX. Сегодня на платформе функционирует 26 сервисов от бронирования переговорных и заказа справок до подачи антикоррупционных сведений. Вместо одномоментной автоматизации команда выбрала поэтапный запуск, сначала пилот на 400 сотрудниках, затем масштабирование.
Начали с самого массового направления  — заявки в управление делами. Результат: срок обработки сократился с недели до нескольких минут, бронирование переговорной теперь занимает пару кликов на портале. Быстрый видимый эффект обеспечил поддержку первых лиц и снял привычное сопротивление изменениям - вместо него возник запрос на расширение системы.

Далее к порталу добавили новые сервисы:

• заказ кадровых справок без звонков и поиска ответственных лиц;
• подача антикоррупционных сведений в электронном виде;
• заявки на ремонт, транспорт, командировки, льготные отпуска;
• запись на консультацию психолога через портал (более 750 сессий в 2025 году).

Сегодня инициативы все чаще исходят от самих исполнительных органов — они запрашивают автоматизацию новых процессов.

Под капотом всех сервисов — конструктор процессов, который позволяет настраивать маршруты согласования без привлечения программистов. Это и есть главный инструмент, благодаря которому 26 сервисов появились и продолжают добавляться.

Как это устроено

Администратор создает процесс в визуальном интерфейсе: дает название, описывает этапы (сбор информации, согласование, исполнение), назначает ответственных и наблюдателей, устанавливает дедлайны. Если нужно — добавляет категории для разных сценариев. Например, заявка на отпуск может быть плановой или внеплановой — для каждого варианта свои исполнители и сроки.

Заявка подается из каталога услуг, дальше система ведет ее по маршруту: уведомляет ответственных, напоминает о дедлайнах, показывает статус инициатору. Ответственный видит все заявки, требующие его участия, может согласовать или отклонить их с комментарием.

Интеграция с 1С автоматически подтягивает данные о сотрудниках, отпусках и подразделениях. Отчеты формируются в нужных разделах — по подразделениям, периодам и статусам. Процессы настраиваются в конструкторе на платформе без участия IT-отдела.

При масштабе в 2442 пользователей платформа не требует раздутого штата. Техническая поддержка — несколько человек, за контент и опросы отвечает один сотрудник. Права разграничены: бронированием занимается управление делами, кадровыми справками — централизованная кадровая служба, антикоррупцией — профильное управление, идеями — проектный офис. Основной функционал работает автоматически, а заявки распределяются между ответственными подразделениями. Это позволяет управлять масштабной системой без лишних затрат.

Опыт ЯНАО показывает: цифровизация бюрократических процессов в госсекторе — это не про сложные IT-решения и раздутые штаты. Это про правильный выбор платформы, поэтапное внедрение и готовность руководства менять привычки.

То, что начиналось как пилот на 400 человек, превратилось в решение для тысяч сотрудников по всему региону. В конце 2025 года округ расширился до 5000 лицензий — сейчас к «Личному кабинету сотрудника» подключают муниципалитеты.

Хотите так же? Оставьте заявку на демонстрацию HRBOX. Покажем, как сервисы могут работать в вашей компании.