Вы на правильном пути!
Заполните форму, чтобы получить доступ к демонстрационной версии
Как подготовить компанию к внедрению корпоративного портала: инструкция для HR
Корпоративный портал — это цифровое сердце компании. Если вы уже осознали необходимость этого инструмента и готовы к его покупке, то наша статья предоставит вам практическую инструкцию, которая поможет подготовить компанию к успешной интеграции портала.
Мы сосредоточились на том, как обеспечить активное участие сотрудников с самого начала проекта. Давайте рассмотрим ключевые шаги для создания рабочей платформы, которая станет основой для улучшения внутренних коммуникаций и повышения вовлеченности.
Мы сосредоточились на том, как обеспечить активное участие сотрудников с самого начала проекта. Давайте рассмотрим ключевые шаги для создания рабочей платформы, которая станет основой для улучшения внутренних коммуникаций и повышения вовлеченности.
Создание структуры: определяемся с разделами корпоративного портала
При проектировании архитектуры портала важно избежать главной ошибки — механического переноса оргструктуры в навигацию. Сотрудники ищут информацию по задачам, а не по отделам. Например, новичку нужно быстро найти «как оформить пропуск», а не бродить по разделам Отдел кадров → Документооборот → Пропускной режим. Задача корпоративного портала сократить поиск необходимой информации, а не наоборот.
Принципы эффективной структуры портала
- Правило 3 кликов
Если сотрудник не находит нужный документ за 3 клика, структура требует доработки. Протестируйте на фокус-группе: дайте задание найти регламент отпусков и замерьте время.
- Контекстные зоны создаются под конкретные потребности
Специальные разделы или области на корпоративном портале, организуются по определенным темам или задачам, чтобы помочь пользователям быстро находить нужную информацию. Например, такие зоны могут включать разделы для новичков, текущих проектов или актуальных задач, что позволяет сотрудникам легче ориентироваться в содержании портала и получать доступ к важной информации в зависимости от их потребностей.
Например:
- Для новичков — чек-листы первых дней;
- Текущие проекты — статусы и документы;
- Горячие задачи — шаблоны частых запросов.
Пример разделов корпоративного портала компании МИЭЛЬ — подробнее в кейсе
Подготовка контента: создаем «мясо» для портала
Золотое правило успешного запуска — бэклог материалов
Первые месяцы жизни портала критически важны для формирования у сотрудников привычки пользоваться сервисом. Если пользователи изначально придут на пустой корпоративный портал — это скажется на последующей активности. Наша практика показывает: при правильной подготовке свыше 70% сотрудников начинают использовать портал ежедневно уже в первый месяц запуска.
Прежде чем открывать доступ сотрудникам к порталу подготовьте запас контента — вы можете воспользоваться нашими предложениями ниже или же использовать свои в зависимости от стратегии внутренних коммуникаций.
Прежде чем открывать доступ сотрудникам к порталу подготовьте запас контента — вы можете воспользоваться нашими предложениями ниже или же использовать свои в зависимости от стратегии внутренних коммуникаций.
База знаний
Рассмотрите, какую информацию следует включить в базу знаний, какие задачи она должна выполнять и какие преимущества может принести компании. На этом этапе важно ориентироваться на сценарии использования. Как минимум, предварительно можно опросить сотрудников, какие документы чаще всего приходится искать по мессенджерам или в почте.
- Регламенты и локально-нормативные акты (только актуальные версии);
- Должностные инструкции;
- Инструкции по использованию портала (например: как подать заявку на отпуск/отгул);
- Юридическая документация;
- Корпоративная библиотека;
- FAQ с топ-20 вопросов от сотрудников (по данным HR-службы).
Новостной раздел
- Календарь инфоповодов (праздники, дни рождения, стратегические сессии);
- 3-5 успешных кейсов отделов с метриками влияния;
- Итоги месяца;
- Новости от сотрудников/отделов.
Обучающие материалы
- Мини-гайды (не более 5 минут изучения);
- Чек-листы для частых задач;
- База знаний по продуктам/услугам компании;
- Рекламно-информационные и маркетинговые материалы.
Персонализированный контент: поздравления и признания
- Именинники месяца — поздравления с возможностью коллег оставлять комментарии.
- Годовщины работы — публичное признание за 1, 3, 5 лет в компании (с фото и историей сотрудника).
Как это реализовано в HRBOX:
- Автоматические уведомления о днях рождения и юбилеях сотрудников.
- Встроенный сервис открыток — можно отправлять благодарности внутри компании.
Сервис открыток и достижений («ачивок») на корпоративном портале HRBOX
Как ускорить подготовку контента: 3 лайфхака от HRBOX
1. Подключите искусственный интеллект для автоматизации рутины
HRBOX предлагает встроенные инструменты искусственного интеллекта, которые значительно ускоряют создание контента. В редакторе материалов вы найдете функции «Улучшить» и «Дополнить» — они помогают перерабатывать сложные формулировки в простые инструкции, сокращая время редактирования на 35%.
Для тестов и опросов достаточно задать тему — система сама предложит вопросы и варианты ответов. Это особенно полезно при создании программ адаптации или обучающих курсов, где важно сохранять единый стиль изложения. Автоматизация рутинных задач позволяет HR-специалистам сосредоточиться на стратегических аспектах внедрения портала.
Для тестов и опросов достаточно задать тему — система сама предложит вопросы и варианты ответов. Это особенно полезно при создании программ адаптации или обучающих курсов, где важно сохранять единый стиль изложения. Автоматизация рутинных задач позволяет HR-специалистам сосредоточиться на стратегических аспектах внедрения портала.
2. Используйте гибкие форматы для быстрого старта
Портал поддерживает загрузку материалов в любом формате — от PDF-инструкций до SCORM-курсов и видеоскринкастов. Встроенный конструктор позволяет превращать длинные документы в интерактивные гайды с чек-листами и тестами. Для новостей используйте готовые шаблоны с баннерами — это в 2 раза ускоряет публикацию. Главное преимущество — вы можете комбинировать форматы: например, добавить к текстовой инструкции видеоразбор от эксперта.
3. Делегируйте создание контента профессионалам
Если внутренних ресурсов не хватает, воспользуйтесь услугой «Легкий старт». Наши специалисты возьмут на себя создание информационных страниц и написание новостных постов, оформление стартовой страницы по брендбуку клиента. Контент-менеджеры адаптируют регламенты под цифровой формат: упростят язык, разобьют сложные документы на блоки и оформят их по корпоративному стилю.
Закажите бесплатную консультацию
Мы обсудим вашу задачу и нагрузку, чтобы подобрать оптимальное решение и предоставить расчет стоимости под запросом.
Эти три инструмента на платформе HRBOX позволяют подготовить рабочий портал за 3-4 недели. Ключевое правило — начинайте с минимально жизнеспособной версии и масштабируйте по мере адаптации сотрудников.
Поддержка и развитие корпоративного портала: вовлечение сотрудников и оценка успеха
Для того чтобы корпоративный портал не стал «заброшенным», важно не только запустить его, но и активно поддерживать интерес сотрудников. Вот несколько ключевых шагов, которые помогут в этом процессе.
1. Запустите анонс-кампанию
Организуйте серию email-рассылок, чтобы информировать сотрудников о новых функциях и контенте на портале. Это поможет создать ожидание и заинтересованность.
2. Внедрите геймификацию
Используйте игровые элементы, такие как квесты или конкурсы, чтобы сделать процесс более увлекательным. Например, квест «Найди ответ в портале» может мотивировать сотрудников исследовать ресурс. На перспективу — вы можете использовать сервис достижений, подключить корпоративный магазин и ввести собственную корпоративную валюту.
Платформа HRBOX позволяет разрабатывать собственную систему достижений для сотрудников — подробнее в кейсе Agro.Club
3. Назначьте ответственных за контент в каждом отделе
Это обеспечит регулярное обновление информации и ее актуальность, что крайне важно для поддержания интереса.
4. Привлеките амбассадоров среди сотрудников
Найдите энтузиастов, которые могут стать активными промоутерами портала и вдохновлять других на его использование.
5. Создайте редакционный календарь
Публикуйте минимум пять материалов в месяц, чтобы поддерживать активность и разнообразие контента.
После запуска важно продолжать собирать обратную связь от пользователей и идеи сотрудников через встроенные опросы в HRBOX. Анализируйте статистику: определяйте популярные разделы и те, которые требуют доработки. Постепенно добавляйте новый контент, чтобы поддерживать интерес пользователей.
Инструменты обратной связи на платформе HRBOX
На платформе доступны самые актуальные инструменты — от конструктора опросов до оценки удовлетворенности
Оценка успешности проекта
1. Скорость внедрения: оцените, если структура и база знаний были запущены быстро (например, за две недели) и пользователи активно начали их использовать, это уже является показателем успеха.
2. Уровень вовлеченности: измеряйте количество уникальных пользователей, заходящих на портал хотя бы раз в месяц. Если этот показатель достигает 70-80%, это свидетельствует о высокой активности сотрудников.
2. Уровень вовлеченности: измеряйте количество уникальных пользователей, заходящих на портал хотя бы раз в месяц. Если этот показатель достигает 70-80%, это свидетельствует о высокой активности сотрудников.
Корпоративный портал: заключение
Корпоративный портал — это долгосрочный проект. Чем лучше подготовка, тем быстрее команда начнет им пользоваться, а инструмент приносить измеримую пользу. Начните с минимально жизнеспособной версии, создайте актуальный контент и организуйте структуру в зависимости от потребностей сотрудников и задач компании. Регулярно собирайте обратную связь и адаптируйте портал, чтобы обеспечить его активное использование и избежать «заброшенности». Следуя этим шагам, вы сможете создать эффективный инструмент для улучшения внутренних коммуникаций и повышения продуктивности в компании.
Хотите попробовать корпоративный портал? Закажите бесплатный демодоступ платформы HRBOX.
Хотите попробовать корпоративный портал? Закажите бесплатный демодоступ платформы HRBOX.
Весь функционал
платформы
*Заполните заявку ниже для расчета стоимости решения on-premise
Итоговая стоимость
рублей в год
Введите количество сотрудников*
Сколько сотрудников в вашей компании?
от 50
сотрудников
рублей в год
от 105 000
Хочу попробовать HRBOX!