Как согласовать проект HR-автоматизации: определяем задачи, выбираем решение. Кейс «ТаймЛизинг»

Зрелость HR-процессов и уровень их автоматизации в компании развиваются параллельно друг другу. Например, сложно представить эффективный процесс найма сотрудников в многотысячную компанию, где HR-ам приходится вручную просматривать и распечатывать каждое резюме.

Как HR-департаменту согласовать запуск проекта по HR-автоматизации? На поверхности кажется, что в этом нет ничего сложного, но на деле бывает очень непросто донести идею и утвердить бюджет внутри компании. На чем нужно сделать акцент, чтобы процесс согласования не был болезненным?

Разберем в статье: как понять, что компания нуждается в автоматизации HR-процессов, как составить требования к системе и как согласовать бюджет на примере кейса клиента.

Согласно исследованию HH.ru и МТС Линк, у 42% российских компаний HR-процессы до сих пор не автоматизированы. Причины разные: сложность адаптации продуктов, необходимость интегрировать сервисы в уже существующую IT-структуру, высокая стоимость решений.

Весомую роль здесь играют инерция и человеческий фактор и — компания с устоявшимся многолетним опытом не особо стремится к переменам в процессах. И если инициатива по цифровизации лежит на отделе HR, то ему необходимо обосновать бизнесу, зачем внедрять инструменты автоматизации, показать объективные сложности в процессах, а затем представить ценность нового инструмента.

Признаки выше несложно диагностировать и показать в цифрах. Руководителю можно предоставить следующие данные:

• текучесть кадров
• сроки закрытия вакансий
• число сотрудников, которые не прошли испытательный срок
• уровень eNPS (удовлетворенность ваших сотрудников) в компании
• количество часов, которые HR тратит на рутинные задачи

Списочная численность (СЧ) — это количество сотрудников на определенную дату с учетом принятых и уволенных.

За расчетный период можно выбрать год, полугодие или квартал. Полезнее определить не только уровень текучести, но и проследить — увеличивается этот показатель или нет.

Нормой текучести считается 3-7%. Однако для разных отраслей эта цифра может быть выше, например, для IT — это 8-10%, а для сферы торговли — до 35%. Лучшим вариантом будет ориентироваться на бенчмаркинг по своей отрасли.

Если вы оцениваете процесс как долгий, можно рассмотреть возможность его оптимизации — автоматизировать подбор или уменьшить количество этапов прохождения интервью. Если же процесс вы оцениваете как быстрый, но при этом сотрудники часто уходят — то проблема может таиться в адаптации или качестве подбора.

Если компания заинтересована в том, чтобы расти на рынке, то неизбежно увеличение численности сотрудников и количества процессов. Со старым подходом и большим объемом ручной работы на HR-отделе — эффективность бизнеса будет падать.

Итак, определив объективные сложности в HR-процессах и заполучив цифры в качестве подтверждения, можно обращаться с предложением проекта автоматизации к руководству.

HR в компании — это стратегический партнер, а не только специалист по кадровому делопроизводству. Вы напрямую помогаете руководству достигать общих целей компании. В интересах бизнеса построить работу HR таким образом, чтобы ресурсы были направлены на сотрудников, а не на механический кадровый учет, администрирование и работу с документами.

Проект HR-автоматизации в первую очередь предполагает работу с командой — живым организмом компании. Поэтому при старте любого HR-проекта важно учитывать следующее:

Без управленческой инициативы или поддержки проект автоматизации не будет реализован в полную мощность. Потому что успешная стратегия по внедрению платформы автоматизации подразумевает вовлечение не только HR-функции, но и, в идеале, IT и бизнеса. А также — готовность пересмотреть или перестроить некоторые процессы.

Отсутствие коммуникации между бизнесом, IT и HR может вставить палки в колеса успешной автоматизации процессов. Непонимание руководства, зачем нужны новые или автоматизированные старые процессы, не даст толчок к старту. Например, без распоряжения руководителя о переносе всей коммуникации на корпоративный портал, он вряд ли принесет пользу и просто не оправдает вложений. А без учета мнения технических специалистов в компании можно начать готовить платформу, которую невозможно будет интегрировать в общий IT-ландшафт.

Поэтому важно донести значимость проекта автоматизации до руководства и быть готовым, что потребуется управленческая вовлеченность, стратегия и дополнительная подготовка в зависимости от размера компании и количества процессов.

На примере кейса клиента мы рассмотрим, какие этапы прошли HR-специалисты компании ТаймЛизинг перед интеграцией платформы.

ТаймЛизинг — независимая лизинговая компания. С 2010 года ТаймЛизинг помогает развивать малый и средний бизнес на Дальнем Востоке и в Сибири. Компания специализируется на сегментах грузового и легкового транспорта, дорожно-строительной, лесной и недродобывающей техники.

Поколения разные, руководители подразделений не были сильно вовлечены в современные тренды. HR-специалисты переживали: не будут ли сотрудники относиться к корпоративному порталу несерьезно, как к какой-то игре.

Однако молодые сотрудники сразу поддержали нововведения, а старшему поколению потребовалось примерно полгода, чтобы новый инструмент вошел в привычку. В этом помогла как раз директивная установка от руководства — все важные новости и информация публикуются только на портале.

ТаймЛизинг автоматизировали адаптацию и объединили всю необходимую информацию на корпоративном портале. Если раньше у компании было множество документации, связанных со сложными юридическими вопросами, то сейчас это представлено в более удобных форматах: видеоуроки, презентации, статьи, дополнительные материалы.

Как следствие, улучшилось качество адаптации и процент прохождения испытательных сроков. Благодаря тому, что для всех новых сотрудников используется один подход независимо от города, наставника или руководителя. Команда ТаймЛизинг оценили успешность проекта по проценту прохождения испытательного срока и текучести персонала.

Понятный процесс адаптации и удобный формат обучения повлияли и на результаты в продажах. Если раньше сотрудники выходили на сделки только после прохождения испытательного срока, то сейчас первые сделки проходят уже на испытательном сроке.

Любой руководитель заинтересован в снижении издержек и повышении эффективности своего подразделения и компании в целом. Подходите к процессу согласования своего проекта с этой точки зрения: определите проблемы в компании, посчитайте, сколько теряется в деньгах или трудозатратах и предложите решение.
Заручитесь поддержкой и будьте готовы подтвердить результаты внедрения цифрами после успешной презентации и реализации проекта. В этом случае ваш энтузиазм и профессионализм будут оценены.

Если вы понимаете, что HR-процессы можно улучшить, то сейчас — лучшее время для инициативы и активных действий.