Наталья Казакова, HRD компании Agro.Club поделилась опытом перехода на платформу HRBOX после ухода иностранного решения из России.

Ранее компания «Agro.Club» пользовалась платформой Хурма, которая ушла из России. Так как компания уже имела опыт работы с другой системой, руководство четко понимало, на какие моменты стоит обращать внимание при выборе новой платформы – таким образом был составлен список критериев для поиска замены.

Выбор пал на HRBOX. По признанию HRD компании «Agro.Club» Натальи Казаковой, платформа отвечает практически всем определенным ранее критериям. Но самое главное, платформа позволила решить основную задачу – наладить внутренние коммуникации между удаленными и офисными сотрудниками из разных стран.

В определенный момент мы стали искать замену платформе Хурма, так как она покинула рынок, и это серьезно подкосило наши процессы. Прежде чем искать варианты замены, мы c HR-командой Агро.Клуб определили приоритетные для нас процессы и создали перечень критериев для сравнения провайдеров на рынке.

Для нас важно было собрать все HR-процессы на одной площадке, поэтому мы искали именно платформу с решениями all-in-one. Значимыми стали и другие критерии, расскажу о них по порядку.

• Страна-производитель ресурса. Нам было важно иметь гарантии долгосрочного сотрудничества с выбранным провайдером, понимать, что площадка не покинет рынок. Поэтому этот критерий шел первым.

• Безопасность данных и соответствие Закону о ПДН (площадка Multitenancy/Single Tenant). Мы в Agro.Club тщательно контролируем риски, связанные с персональными данными, и для нас это было особенно актуально.

• Простота использования и удобный интерфейс. У нас разновозрастная команда с разным уровнем технических скиллов. и нам хотелось, чтобы новая площадка была интуитивно понятной всем пользователями, имела привлекательный интерфейс.

• Наличие мобильной версии, а еще лучше – мобильного приложения, чтобы сотрудник мог войти в систему с телефона и в быстром режиме получить информацию или внести нужные данные.

• Качественная и быстрая техподдержка. Ранее мы пользовались системами с платной техподдержкой, и нам приходилось дополнительно платить за любой вопрос или консультацию. Мы за оптимизацию затрат, поэтому одним из критериев стала быстрая и бесплатная техподдержка, в том числе через чат-боты в телеграм.

• Интеграция платформы с другими системами через API. Тут суперкруто, что мы смогли закрыть некоторые вопросы через интеграцию с 1С и минимизировать количество ручного переноса информации на новую платформу.

• Закрытие ключевых потребностей в основных HR-процессах, например, онбординг и качественная адаптация новичков, модули для обучения (в том числе и вводного) и развития, контроль прогресса на каждом этапе адаптации, качественная HR-аналитика, отчеты, дашборды, кастомизированные опросы, формирование и пополнение корпоративной базы данных, модуль для ОКР.

• Построение качественной коммуникации: наличие сочной новостной ленты, социального внутрикорпоративного нетворкинга, обратная связь, возможность задать вопрос руководству и предложить свои идеи и инициативы, а также модуль геймификации, через который сейчас мы закрываем большой блок вовлечения команды в ивенты и активности и поощряем их корпоративной валютой, которую можно обменять на крутой корпоративный мерч.

• Возможность выбора языка интерфейса, потому что у нас есть коллеги по всему миру - в Испании, Канаде, США, Бразилии.

• HRM-система из разряда «все включено». В HRBOX мы нашли большое количество модулей. При этом на ней нет блока рекрутинга - для нас это очень важный момент. Пока мы вынуждены интегрироваться по этому блоку с другой системой.

На сегодняшний день HRBOX закрывает большую часть из вышеперечисленных критериев.

Мы потратили почти полгода, чтобы найти компанию, которая будет отвечать максимальному количеству наших требований. Нам хотелось, чтобы это был не брак по расчету, а по любви и надолго, то есть мы искали долгосрочное сотрудничество без полумер.

Для примера, у наших сотрудников большое внимание вызывает раздел корпоративного магазина. У компании много симпатичного и полезного мерча, а также интересные условия начисления корпоративной валюты. Мы начисляем наши "green coin" за участие сотрудников в различных онлайн активностях, опросах и оффлайн мероприятиях, выдаем корпоративную валюту за крутые идеи и реализованные предложения по оптимизации действующих процессов, валютой можно делиться — говорить ею «Спасибо» коллегам за помощь или поздравить с днем рождения или иным событием.

HRBOX позволил нам разработать внутреннюю систему достижений, привязать корпоративную валюту к ачивкам и тем самым стимулировать сотрудников к большей инициативе и лояльности. Предыдущая площадка не располагала данной возможностью, но в HRBOX этот модуль стал едва ли не самым востребованным у наших струдников.

Хурма была визуально «мультяшной»: там были забавные, яркие заставки, которые задавали общий фон веселья. HRBOX - более серьезная и структурная система. При этом легкость восприятия нам была тоже важна. Поэтому мы постарались привнести атмосферу непринужденности через дизайнерские находки. Со стороны системы нам помогают широкие возможности и простота настроек визуала.

Кстати, наша отдельная гордость и достижение заключается в том, что нам удалось вовлечь в эту работу дизайнера. Причем, без дополнительной доплаты. Он вовлекся в процесс работы над новой платформой, ему нравятся задачи и поступающая от нас обратная связь, мотивирующая на генерацию новых идей и визуальных образов.

Работа над порталом – это масштабный проект, требующий участия множества специалистов. Суть HR-а - вкусно подать задачу, профессионально замотивировать, грамотно вовлечь в работу. Есть люди, которые искренне, от души, хотят помочь – именно таких и надо искать в окружении. Тогда проект выстрелит!

Как и с любой новой системой, самое главное на первом этапе активно обучать сотрудников ее пользованию. К примеру, не все понимали, как установить приложение на телефон, как работать с личным профилем. Мы отдельно написали для этого памятку-инструкцию, и вопросы закончились.
Еще мы сделали специальную памятку для новичков о том, как пользоваться платформой. Уделили внимание настройкам профиля, с которыми тоже возникали вопросы у новичков. Теперь они сразу же получают подробный и удобный инструктаж на платформе и с первого дня вовлекаются в работу с системой.

После покупки доступа к площадке месяц мы сами разбирались во всех нюансах, чтобы потом интересно презентовать ее команде и понять, как заранее убрать вопросы сотрудников при переходе с одной платформы на другую.

У нас два вида команд - офисная и удаленщики. Для работы с первой частью команды сначала мы привлекли к созданию презентации специалиста из HRBOX, который грамотно описал все нюансы пользования платформой, ее преимущества. Итоговую версию уже подготовили самостоятельно.
Для удаленщиков мы не делали отдельную онлайн-встречу из-за распределенности в часовых поясах. Мы выложили видео с презентацией и максимально оперативно отвечали на вопросы, связанные с ней. На самом деле, всем было интересно, их захватил процесс, новые возможности системы, нам давали много позитивной обратной связи.

Мы дали больше свободы в настройке личного профиля и не стали ставить жестких критериев для заполнения информации в профиле. Например, в компании нет необходимости показывать контакты или семейный статус, также мы позволяем скрывать год рождения. Поначалу даже убрали модерацию при установке или смене фото. Но в итоге столкнулись с тем, что не все осознают, что в корпоративной системе нужно придерживаться определенного формата фотографий, поэтому модерацию вернули и отслеживаем этот момент.

Также мы замеряли статистику и обнаружили, что наибольший отклик с репостами и обсуждениями вызывают посты, которые касаются ситуаций, связанных с внутренней жизнью компании: фото и видеоотчеты с различных корпоративных мероприятий, флешмобы и спортивные челленджи, фото и видео проекты, связанные с историей развития компании, истории успеха наших коллег и интервью-знакомства с удаленными сотрудниками.

Плюс у нас появилось новшество - мы стали делать контент-план, чтобы систематизировать поступающую информацию и анонсы по различным инфоповодам. Это позволяет структурировать нашу работу и избежать однотипного и повторяющегося контента.

Мы запустили корпоративный магазин версии 2.0: пересмотрели себестоимость корпоративного мерча, дополнили его новыми интересными лотами и немного поменяли условия игры. Среди новых «лотов» появились услуги и возможности: возможность получить право приоритетной парковки на месяц, официальная покупка опоздания или оплачиваемого отгула, красивые качественные худи и спортивные товары. Команда замотивирована копить корпоративную валюту (мы назвали ее green coin), чтобы обменивать ее на вышеперечисленные лоты.

У сотрудника есть много способов заработать green coin. Вот небольшой перечень того, за что они начисляются:

• командная и индивидуальная спортивная активность;
• лайки и репосты в соцсетях;
• бонусы новичку;
• выслуга лет;
• инициативность;
• участие в волонтерских проектах;
• прочие корпоративные достижения.

Этому блоку посвящена отдельная информационная страница на платформе, чтобы сделать процесс максимально прозрачным и понятным для каждого.

А еще благодаря платформе теперь green coin можно дарить: сотрудники говорят ими «Спасибо» коллегам, поздравляют ими с различными торжественными событиями и даже занимают их друг у друга, если для «покупки» не хватает некоторого количества монет.

К системе подключено около 80% персонала. Это связано с тем, что у нас жесткие условия на этапе адаптации: для получения статуса постоянного сотрудника нужно соблюдение определенных критериев и не все с ними справляются. Однако, для новых сотрудников доступна функция, позволяющая им зайти в эту программу в «невидимом» статусе: то есть их пока не видно в структуре, при этом у них есть ограниченные права доступа к определенному функционалу и контенту.

Все остальные сотрудники в системе есть. Они автоматически подгружаются из 1С благодаря плагину, который очень просто подключить к кадровой системе. Часть разработчиков, работающих с нами на договорах как ИП, не загружаются в эту программу через 1С. Но и их мы добавляем, просто через индивидуальное приглашения по почте.

Ключевая задача, которая стояла перед компанией — это коммуникация сотрудников внутри команды. У нас была пропасть между офисным сотрудниками в Воронеже, Ростове-на-Дону и Краснодаре, а также сотрудниками маркетинга, IT и отделов продаж, которые распределены по всему миру, не говоря уже про офисы в других странах вплоть до Бразилии.

Нужно было объединить людей на одной площадке для околорабочих и неформальных коммуникаций. У нас есть много каналов коммуникации, как и у других компаний. Это тот же Телеграмм, но в нем представлены не все сотрудники. Даже корпоративная почта не спасает, потому что есть люди, которые ей вообще не пользуются. А площадка HRBOX решила нашу задачу - мы закрыли эту потребность.

Большая часть коммуникаций — это конкретные инфоповоды, мероприятия с участием сотрудников и последующими отчетами с фото.
У нас появилась хорошая ежемесячная традиция с краткого обзора событий в корпоративной рассылке Newsletter. Сначала она действовала просто в виде письма с новостями и множеством фотографий. А сейчас такой дайджест автоматически формируется в общий свод новостей за месяц со ссылками на посты из новостей на портале. Таким образом сотрудники всех уровней оперативно получают всю необходимую информацию.

Еще у нас есть постоянная потребность в опросниках. Ранее мы закрывали ее через создание множества гугл-форм, но теперь за эту функцию отвечает новая платформа. Удобно то, что можно создавать любые опросы и отправлять их на заполнение любым группам сотрудников. Отдельно приятно, что все данные по таким опросам теперь хранятся в одном месте и не могут «исчезнуть» при удалении учетки одного из ответственных сотрудников. И отдельно удобно пользоваться отчетами: с одной стороны, мы видим мини-дашборды по каждому вопросу с короткой сводкой по ответам, с другой – можно открыть табличное отображение и более детально изучить результаты.

Для нас был важен еще один процесс – работа с новичками, их адаптации. Поэтому мы довели до совершенства наш корпоративный Welcome guide и очень этим гордимся. Это была огромная работа по созданию путеводителя сотрудника. Мы создали полный путеводитель на трех языках, который содержит исчерпывающую информацию о работе компании. Вся информация кликабельна и собрана в едином документе.

Цель — донести каждому сотруднику глобальные задачи Agro.Club, Видение, Миссию и Ценности компании, рассказать о корпоративных стандартах работы, кадровой политике, корпоративной культуре и внутренних процессах. Все эти разделы также наполнены контентом. Мы стремились в Welcome guide объяснить структуру компании, потому что она имеет свои нюансы. Нам важно, чтобы у всех людей было понимание масштабов бизнеса.

Да! У нас много чего появилось на платформе в виде структурированного образовательного контента.

Один из таких проектов - разработанная нами стажерская программа обучения и корпоративный Глоссарий. Мы создали ее для сотрудников-стажеров без опыта. Глоссарий стал уникальным решением, представляющим собой алфавитную отраслевую и внутрикорпоративную (терминологию, которую мы используем во внутреннем обиходе) терминологию, которую мы поясняем новичкам. Глоссарий постоянно пополняется, редактируется. До существования Глоссария логисты и менеджеры по закупкам часто путались в терминах, но благодаря полезному новшеству нам удалось достичь понимания. Это часть большого модуля по обучению.

Когда мы работали с проектом "Есть идея", у нас возникла четкая потребность в создании рабочих групп для реализации идей, предложенных сотрудниками. Когда сотрудник выступает с инициативой что-то сделать, то он должен иметь на площадке ресурсы из заинтересованных, активных людей. HRBOX здесь тоже помог: в реализованном блоке идей есть возможность не только предложить само улучшение, но также проголосовать за идеи, и даже предложить свою помощь в реализации одним кликом.

Мы начали работу по развитию руководителей, запустив обучение по хард и софт скиллам. Работаем над задачей в тандеме с бизнес-тренером, которого привлекли для создания модуля по управленческим навыкам. И тут HRBOX оказался незаменимым помощником для нас. Благодаря собранной и структурированной информации на платформе мы погрузили тренера в специфику нашего бизнеса и команду в считанные дни, предоставив ему ограниченный доступ только в релевантные разделы, не рискуя раскрыть конфиденциальную информацию.

Тут самым главным для нас была интеграция с 1С. Про это я уже рассказала выше.

Еще перед бизнесом стояла задача завязать документы, регламенты и внутренние процессы на существующую CRM-систему, чтобы сотрудник открывал панель, имел доступ к этим документам и работал с ними внутри системы. Однако, с приходом HRBOX мы отстояли право оставить все документы по HR-тематике на портале. Теперь HRBOX решает важные HR-задачи. Здесь получилось собрать концентрат полезной информации как для новых сотрудников, так и для действующих, необходимые функции по HR-процессам, и все в одном месте. С помощью HRBOX мы сняли много болей и серьезно облегчили себе работу.

Львиная доля времени в HR отделе сейчас связана с наймом и адаптацией людей, поэтому на портал остаётся очень мало времени. Ведем его в 4 HR руки и дополнительно с коллегой-дизайнером в нерабочее время. Мы гордимся и хотим развивать этот проект. Активное внедрение HRBOX среди коллег произошло около 8 месяцев назад, все постепенно осваивают возможности площадки и привыкают к ней, мы сами уже намного быстрее создаем контент, делаем нужные настройки и так далее.

Главный показатель этого - увеличение количества постов, количества сотрудников, которые каждый день пользуются системой. Я вижу динамику вовлеченности и активности людей на площадке.

Безусловно! Служба поддержки работает очень эффективно – развернутые, подробные ответы на наши вопросы приходят оперативно. Мне нравятся ребята из HRBOX – у них всегда есть решение или подсказка, которые приходятся к месту.